ワークフローと効率性を上げるITマネージャー向け生産性向上ツール５選

ITマネージャーは、多くの場合、複数の責任を同時にこなすことが求められ、コミュニケーションの断絶やリソース不足などの問題に対処しないといけません。これほど多くの仕事を抱えているのですから、多くのITマネージャーが当たり前のように対応に奮闘しており、それがチームの生産性やワークフロー、さらには仕事のやりがいにも悪影響を及ぼしてしまいます。

もし仕事でこのような問題を管理するのに奮闘していたら、その負荷を管理するのに使える生産性向上ツールが必要です。ITマネージャー向けの生産性向上ツールには、ワークフローを最適化したり、より短時間でより多くの作業を完了したり、他にもリットを得るのに使えるのが色々とあります。

ITマネージャーがワークフローと生産性を上げるための生産性向上ツール５選を見る前に、なぜこれらのツールが重要なのかをサッと見てみましょう。

IT マネージャー向け生産性向上ツールの重要性

生産性向上ツールは、ITマネージャーが複雑な技術運用を管理する上で効率と効果を上げるのに非常に重要です。ITシステムの複雑化に伴い、プロジェクト管理ソフトウェア、タイムトラッキングアプリ、コラボレーションツールなどの生産性向上ツールで、ITマネージャーはワークフローを効率化してチームをより効率的に管理することができるようになります。

適切な生産性向上ツールで、ITマネージャーの作業効率が上がるだけでなく、エラーのリスク低減や、生産性のさらなる向上につながります。例えばリアルタイムでデータを追跡・分析する機能により、ITマネージャーはパターン、傾向、インサイトを特定することができ、それでより良い情報に基づいた意思決定や、より積極的な行動ができるようになります。

つまり、素晴らしい生産性ハックを備えた生産性向上ツールを使うことで、ITマネジャーは今日の目まぐるしく変化し続ける技術環境の中でうまくやっていくことができるというわけです。そこで本記事では、ワークフローの効率化や、チームのパフォーマンスの最適化、目標達成に使える IT マネージャー向けの生産性向上ツールを５つ見ていきます。

プロジェクト管理、コミュニケーション、パスワードのセキュリティなど、どのような問題でも、このおすすめツールは最大の課題に真正面から取り組めるようにデザインされています。

ITマネージャー向け生産性向上ツール５選

１．TeamPassword - パスワード保護およびパスワード共有ツール

IT部門の管理者にとって、組織のデータやシステムのセキュリティを確保するためのパスワード保護は極めて重要です。TeamPassword のようなパスワード管理ツールの助けを借りることで、ITマネージャーは他の重要なタスクに集中し、チームがより効率的に作業できるようになり、それが結果的に生産性の向上につながります。

TeamPasswordは、パスワードの保存と共有をシンプルにするパスワードマネージャーツールです。Chrome、Edge、Firefox、Safari などの主要なブラウザ用の拡張機能を備えているため、チームはいつでもどこからでもパスワードにアクセスできます。また、TeamPasswordには組織にパスワードがいくつあるか、またはチームメンバーを何人招待しているかは関係ありません。TeamPasswordはそれをすべて処理できます。

ITマネージャーはTeamPasswordをどのように活かせるか

ハッカーにとって、組織内でITチームに通常あるアクセス レベルを考慮すると、ITチームは魅力的なターゲットとなる可能性があります。会社のデータの保護は、どのITチームにとっても最優先事項であるはずです。そしてこれは、組織全体で適切なパスワード管理を実施することから始まり、TeamPasswordやその他のチーム向けにデザインされたパスワードマネージャーを使えば手軽に実行できます。

１．パスワードのセキュリティ 

TeamPasswordは、業界標準のAES 256 ビットエンドツーエンド暗号化を使ってユーザーデータを安全に保つ、パスワード管理プラットフォームです。また、ITマネージャーや組織管理責任者は、TeamPasswordで、アクティビティログやメール通知によるユーザーの行動の監視が簡単にできます。

強力なパスワード生成機能

ユーザーはTeamPasswordを使って、すべてのアカウントに強力な一意のパスワードを作成できます。生成されたパスワードは最大32文字で、数字や記号などさまざまな文字を混在させることができ、強力な一意のパスワードを使うすることで、セキュリティ侵害のリスクを大幅に下げることができます。 

２．パスワードの管理

TeamPasswordを使うことで、ITリーダーや組織管理者は、チームメンバーに特定のパスワードへのアクセスを許可したり、いつでもそのアクセスを取り消すことができます。また、IT マネージャーはユーザロールを使って、ユーザが閲覧できる情報や実行できるアクションを制御することができます。

２．Microsoft Project - プロジェクト管理ツール

（引用：Microsoft Project - プロジェクトマネージャー）

Microsoft Projectは、Microsoftが提供するプロジェクト管理ソフトウェアです。スケジュール管理、リソース割り当て、進捗の可視化など、プロジェクトを効率的に進めるための機能が豊富にそろっています。

Microsoft製品との親和性も高く、世界中の企業や組織で活用されている信頼性の高いソフトウェアです。

Microsoft Projectは、単なるタスク管理ツールではなく、プロジェクト全体の見える化、効率化、コスト最適化を実現する総合管理ツールです。

ITマネージャーはMicrosoft Projectをどのように活かせるか

Microsoft Projectは、計画段階から運用・振り返りまでを一貫して支える機能を備え、プロジェクトの成功率を高めたいチームのマネージャーにとっては、頼れるパートナーになるでしょう。IT業界や製造業、建設業、教育機関など、さまざまな業界で導入されています。

１．ガントチャートによるスケジュール管理

Microsoft Projectの最大の特徴は、ガントチャートを中心とした視覚的なスケジュール管理です。タスクの開始日や終了日、依存関係、進捗状況などをタイムライン上で一目で把握できます。

また、プロジェクト全体の流れを階層構造（WBS：Work Breakdown Structure）で整理することで、個々のタスクと全体の関係性が明確になり、複数のメンバーが関わる複雑なプロジェクトでも、迷いなくスケジュールを調整が可能となります。

２．リソースとコストも一元管理

チームメンバーや設備などのリソースを登録し、誰がどの作業をいつ行うかを調整できます。

リソースごとの工数やコストを加味した予算管理も可能で、これにより、オーバーワークの回避やコスト超過の防止にもつながり、リスクを早期に発見・対処できるのも大きなメリットです。

３．進捗の把握

タスクごとの進捗状況を記録して、プロジェクト全体の遅れやリスクを早期に発見します。

レポート機能も充実しており、進捗状況やリソースの使用状況を自動で集計・グラフ化。関係者への報告資料としてそのまま使えるのも便利です。

３．Pipedrive - CRMツール

（引用：Pipedrive - CRMプラットフォーム）

Pipedriveは、世界中で10万人以上の営業パーソンに利用されている、シンプルで使いやすい営業支援ツール（SFA）です。

直感的な操作と可視化されたパイプライン管理で、誰でも営業活動を「見える化」し、成果につなげることができます。

UIが非常にシンプルでわかりやすく、CRM初心者にもやさしい設計となっています。さらに、GmailやOutlook、Slack、Zoom、Googleカレンダー、Zapierなど多くの外部ツールと連携可能で、普段の業務フローに無理なく組み込めます。

IT マネージャーはPipedriveをどのように活かせるか

Pipedriveは、単なるCRMではなく成果を出すための営業ツールです。可視化、タスク管理、自動化、分析といった営業に必要な機能がコンパクトにまとまり、中小企業からスタートアップ、個人事業主まで幅広く活用されています。

データと仕組みを存分に活かして成果を出すチームを目指しているITマネージャーにとって、Pipedriveは非常に有効な選択肢と言えるでしょう。

１．パイプラインで営業プロセスを一目で把握

Pipedriveの最大の特徴は、視覚的にわかりやすい「カンバン型パイプライン」です。見込み客（リード）が、問い合わせ→商談→提案→契約といったフェーズをどのように進んでいるかが一目で把握できます。

営業の進捗状況が「見える化」されることで、今どの案件に注力すべきか、どこで停滞しているかをすぐに判断でき、効率的なアクションが可能になります。

２．タスクとリマインダー

案件ごとにToDoやリマインダーを簡単に設定できます。これにより、「次に何をすべきか」「連絡を忘れている顧客はいないか」など、営業活動の抜け漏れを防ぐことが可能です。

ダッシュボードには「今日やるべきこと」「期限が過ぎたタスク」などが整理されて表示されるので、毎日の業務を迷わず着実に進められるのも魅力です。

３．自動化機能

Pipedriveには、営業プロセスを自動化する「ワークフロー自動化」機能が搭載されています。

例えば、

• 案件が特定のフェーズに移動したらメールを自動送信
• 新規リードが登録されたらタスクを自動作成
• 一定期間アクションがなければフォローアップ通知を送る

など、時間のかかるルーチンを自動化して本来の営業活動に集中できます。

４．Zoho Books - 会計ツール

（引用：Zoho Books - クラウド型会計ソフトウェア）

財務管理は、特に会計原則に馴染みのない人にとっては難しいかもしれません。この問題に対処するため、企業は会計ツールを使って財務プロセスを効率化することを検討すべきです。

Zoho Booksのような会計ツールだと、組織は経費や請求書、税金のより効率的な追跡ができ、それが時間の節約やミスの低減に繋がります。

Zoho Booksのユニークな機能の１つに自動化機能があり、支払いリマインダーの送信や定期的な請求書の送信などのルーチンワークを自動化することができます。さらに、Zoho Booksは複数の通貨と言語に対応しているため、グローバルビジネスに最適です。

IT マネージャーは Zoho Books をどのように活かせるか

Zoho Booksで、ITマネージャーは組織の財務データとトランザクションを追跡することができ、これで、より良いリソース管理ができるようになります。

１．自動簿記

Zoho Booksは、請求書の作成、経費のトラッキング、銀行との照合など、多くの記帳業務を自動化することで、ITマネージャーの時間を節約し、財務報告におけるエラーのリスクを低減します。

２．カスタマイズ可能なレポート

ITマネージャーは、収益、費用、キャッシュフロー、収益性など、組織の財務の健全性に関するインサイトを提供するカスタマイズ可能な財務レポートを作成でき、そのレポートは、意思決定に活用することができます。

 ３．統合

Zoho Booksは、例えばCRMシステムなど、ITマネージャーがよく使う他のツールと統合することができることから、財務データのシームレスな共有や、他のタスクの管理をすることができます。

５．Googleアナリティクス - 分析ツール

（引用：Googleアナリティクス - アクセス解析ツール）

IT分野におけるアナリティクスは、データから価値あるインサイトを引き出し、データに基づいた意思決定を行い、業績を上げる上で必要です。Googleアナリティクスは、 Webサイトの所有者やデジタルマーケティング担当者が、Webサイトのトラフィックや訪問者の行動の追跡や分析をするのをサポートする、Googleが提供しているWeb分析サービスです。

このツールが訪問者数、デモグラフィック、トラフィックソース、訪問ページ、各ページの滞在時間、コンバージョン率など、Webサイトのパフォーマンスに関するさまざまなメトリクスやレポートを提供することで、ユーザーはオンラインマーケティングの効果を測ることができます。

ITマネージャーはGoogleアナリティクスどのように活かせるか

Googleアナリティクスで、ITマネージャーは様々な指標の追跡や分析をして貴重なデータを評価することができ、Webサイトの機能やUX（ユーザーエクスペリエンス）を改善することができるようになります。また、Googleアナリティクスがあれば、ITマネージャーはマーケティングキャンペーンを最適化し、より効果的にリソースを割り当てることができます。

１．エンゲージメントレポート

エンゲージメントレポートは、Webサイトのパフォーマンスとユーザー行動の追跡や測定を行い、それによって改善が必要な領域に関するインサイトが得られます。

２．リアルタイムレポート

Googleアナリティクスが、Webサイトのトラフィック、訪問者の属性、その他の重要なメトリクスに関する正確でリアルタイムのデータを提供することで、ITマネージャーはデータに基づいた意思決定を行うことができます。

３．獲得レポート

このツールで、ITマネージャーはコンバージョン率を追跡し、どのチャネルがWebサイトへのトラフィックを促進しているかを特定することで、マーケティングキャンペーンを最適化できるようになります。

まとめ

本記事では、プロジェクト管理や会計など、さまざまな役割を担うITマネージャーに有益なおすすめツールの概要を見てきました。

ITマネージャーのための生産性向上ツールで、ワークフローの効率化や、チームメンバーやステークホルダーとのコミュニケーションの改善、リアルタイムのデータに基づいたより良い意思決定ができるようになります。また、生産性と効率の向上やダウンタイムの削減が実現し、最終的には組織により良い結果がもたらされます。

チームの管理に使えるツールをお探しであれば、今回ご紹介したツールを試してみて、日々の業務に導入することを検討してみてはいかがでしょうか。